オフィスにおいて紙資料というのは、かさばる上に整理がしづらく、何かと使う割には扱いに困るものですね。時には機密情報が記されていることや、廃棄にもいろいろ取り決めがあります。さらに、誤って廃棄してしまった際のリスクは計り知れません。
そんな状況を何とか改善したい、と思い、文書管理システムを導入することにした、という企業も多いです。しかし、自社にあった適切な文書管理システムを選択できないと、かえって手間が増えたり、従業員間で使いこなせる人とそうでない人の間で軋轢が生じたりしてしまいます。
文書管理システムを選ぶときのポイントは複数あります。
第一のポイントは、自社に必要な機能があるか、という点です。当然のことじゃないか、と思われるかもしれませんが、「何のために導入するのか」という理由が漠然としているため、選択を失敗するケースが多いです。どの業種でもあって困らないのが、「バージョン管理」機能です。これは、文書の変更履歴を管理する機能のことです。常に最新のファイルにアクセスが可能なほか、問題発生時には過去のバージョンから文書を復元することができます。これにより、誤って削除した際のリカバリが可能です。
他にも、文書検索機能が高性能なものであると、完全一致検索やあいまい検索を実行することができるため、文書を探す手間が大幅に短縮されます。また、システムによっては最終更新日や更新者を指定することができる検索機能を有している場合があります。
第二のポイントは、セキュリティ面で信頼できるかどうか、という点です。文書管理においてセキュリティは切っても切れません。時には機密情報や客先の情報、社外秘情報など取り扱うことから、セキュリティに気を使って損をすることはありません。また、セキュリティ対策というと、外部からの攻撃や流出を想定してしまいがちですが、内部の人間による攻撃・流出もリスクとして存在します。役職ごとにアクセス権限や編集権限を設定できる文書管理システムもありますから、事前によく調べておくと良いでしょう。
またセキュリティに関して、その文書管理システムがオンプレミス型かクラウド型のどちらであるかを確認しましょう。オンプレミス型では、自社のサーバーで管理を行うため、サーバーの購入費やメンテナンス費用などが発生しますが、セキュリティ的には安心度が高いのが特徴です。一方クラウド型は、インターネット上のサーバーを共有で利用します。サーバーを用意しないため、初期費用やメンテナンス等は必要ありませんが、外部のサーバーを利用するため、セキュリティ面ではややリスクがあります。
第三のポイントは、マルチデバイス対応かどうか、という点です。パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレット端末からでも利用可能かどうか調べるほか、ユーザーインターフェースが使いやすいかどうかも確認しましょう。可能であれば無料のお試し版などを利用することをおすすめします。
文書管理システムは数多くありますが、その中で特におすすめの製品はSpace Finderというダイキン工業が提供している文書管理システムです。案件単位で文書を管理できるため、複数の案件を抱えて文書が膨大になり、てんてこまいになっていた製造業の企業には特におすすめです。文書管理システムと一言で言っても、業種によって最適なものはそれぞれ違います。口コミや評判などを確認しつつ、導入実績が公開されていたらそれを確認してみるのも、自社にあったシステムを選ぶ際に役立ちます。